L'assistant virtuel est né aux USA voici une vingtaine d'année. Ce métier est encore peu connu dans l'hexagone. Il s'agit d'une personne physique qui travaille à distance pour les entreprises, leurs dirigeants, consultants et ce, quelle qu'en soit la structure, y compris les auto-entrepreneurs.
Missions de l'assistant virtuel
L'assistant virtuel est engagé pour remplir certaines tâches concrètes, souvent administratives et répétitives. Le travail de bureau, par exemple, est fait à la place d'une secrétaire d'entreprise. L'assistant virtuel intervient également comme soutien au back office et réalise à la place des dirigeants d'entreprises, toutes les tâches qui lui sont confiées en dehors du domaine d'expertise de l'entreprise. L'assistant virtuel est toujours une personne de confiance qui agit avec un maximum de discrétion.
Pourquoi choisir un assistant virtuel ?
Outre le fait qu'un assistant virtuel constitue une sécurité pour l'entreprise car il évite un contrat de travail en CDI, il constitue une indéniable source d'économies financières. L'assistant virtuel permet une très grande flexibilité. On peut s'assurer ses services à temps choisi, arrêter le partenariat ou le reprendre selon les seuls besoins de la charge de travail. Lorsqu'un entrepreneur travaille seul et voyage beaucoup, l'assistant virtuel trouve toute sa signification, économisant locaux et salariés.
Les principales fonctions que peut remplir un assistant virtuel
L'assistant virtuel peut remplir de nombreuses tâches à commencer par le courrier postal et les emails. Il peut s'occuper de la gestion des clients, des relances, de confirmer les rendez-vous importants, de prendre les rendez-vous à la place du dirigeant ou de ses assistants, etc.
Comment communique t-on avec un assistant virtuel ?
La majorité des communications se fait par email, téléphone, Skype ou webcam, y compris pendant les déplacements à l'étranger. Les ordres sont donnés à la discrétion de l'entrepreneur, sans restriction de localisation géographique.
Quand utiliser un assistant virtuel ?
On peut s'assurer les services d'un assistant virtuel du lundi au vendredi mais certains prestataires proposent un service 7j/7 et 24h/24. Dans ce cas, l'assistant virtuel du week-end ou de la nuit est différent de celui de la semaine mais ses compétences sont comparables.
L'assistant virtuel exécutera les mêmes travaux qu'une secrétaire mais avec plus de flexibilité et un service à la carte. Il est possible de
choisir ses plages horaires, son temps et sa fréquence de travail. Une fois par semaine, un jour sur deux ou tous les jours, les week-ends, tout est question d'entente mutuelle. Cette personne de confiance, véritable mais virtuelle doit être considérée comme une collaboratrice à part entière de l'entreprise.
Si vous avez des questions, sur le métier d'assistant(e) virtuel,
posez-les en commentaire.